Mise à jour du retour au bureau (Siège de l’OIT à Genève) – 6 juillet 2021

Mise à jour du retour au bureau (Siège de l’OIT à Genève) – 6 juillet 2021

Cette communication fournit une mise à jour du plan pour un retour progressif et sûr du personnel au siège de l’OIT qui, comme annoncé précédemment, commencera le 2 août 2021.

L’évolution positive de la pandémie de COVID-19 dans la région, avec des niveaux de contamination réduits et un large accès à la vaccination, a permis une nouvelle levée des restrictions en Suisse et en France voisine.

Je suis heureux de vous annoncer que cette situation permet d’organiser un retour progressif de l’ensemble du personnel au siège afin de continuer à assurer l’intégralité de nos services dans des conditions de travail normales, tout en assurant un environnement sûr à l’ensemble du personnel et des visiteurs dans le bâtiment.

Organisation du retour au bureau

Tous les membres du personnel disposant d’une autorisation médicale reviendront dans les locaux à partir du 2 août 2021, sur la base des conditions suivantes :

• Le nombre total de personnes présentes simultanément dans le bâtiment à un moment donné sera limité à la capacité sûre maximale qui respecte les exigences des autorités sanitaires locales.
• Tous les directeurs (D1 et au-delà) retourneront au bureau sur une base de 100%.
• Tous les membres du personnel dont la présence au bureau est nécessaire pour exécuter des fonctions qui ne peuvent pas être effectuées à distance, en fonction des exigences du travail, de la nature du rôle et des responsabilités, retourneront également au bureau sur une base de 100%.
• Les responsables devront faire preuve de transparence, de justice et d’équité dans la répartition du travail entre les membres du personnel exerçant les mêmes fonctions et devant être présents sur place. Les horaires de travail seront élaborés en consultation avec le personnel, en tenant compte des besoins du département ou  de l’unité et des périodes de congé du personnel.
• Il se peut que l’on demande à des membres supplémentaires du personnel des départements fournissant des services essentiels et des services de soutien aux clients sur place d’être présents au bureau à plein temps pour soutenir la présence et les activités accrues du personnel dans le bâtiment, répondre aux urgences et travailler sur des projets nécessitant leur présence. Ces collègues seront contactés par leurs responsables.
• Tous les autres membres du personnel retourneront au bureau sur la base d’une rotation, en alternant 50% de présence au bureau et 50% de télétravail, indépendamment de leur rôle ou de leur grade. Ceci inclut le personnel dans les bureaux individuels et le personnel dans les bureaux partagés. Exceptionnellement, certains membres du personnel travaillant dans des bureaux en espace ouvert peuvent être amenés à télétravailler plus de 50% du temps.
• Les membres du personnel qui estiment de pas pouvoir travailler à domicile pour des raisons personnelles peuvent demander un retour au bureau sur une base de 100% par l’intermédiaire du DRH (hrd-covid-19@ilo.org).
• Le personnel actuellement autorisé à télétravailler hors du lieu d’affectation de Genève devra y retourner dès que possible et au plus tard le 13 septembre 2021.
• Après la reprise des activités le 2 août, les procédures normales de télétravail telles que définies dans l’IGDS 141s’appliqueront à l’ensemble du personnel du siège, en tenant compte du télétravail obligatoire de 50 % le cas échéant. Tout ajustement futur du temps de travail flexible est en cours de négociation avec les représentants du personnel selon les procédures établies.
• Les dispositions individuelles relatives à la présence et à la rotation du personnel, y compris la fréquence de la rotation, seront coordonnées par les directeurs de département en consultation avec le personnel. Les directeurs recevront de plus amples informations et conseils pour les aider dans cette tâche.

Autorisation médicale

• Seuls les membres du personnel qui ont reçu une autorisation médicale seront autorisés à retourner au bureau.
• Le personnel qui n’a pas encore été autorisé recevra une notification de MEDSERV lui demandant de l’informer de manière confidentielle sur son statut, en utilisant le portail de déclaration médicale en ligne. MEDSERV examinera ces informations pour déterminer si l’autorisation de retourner au bureau peut désormais être accordée.
• Les membres du personnel qui ont reçu un certificat médical mais dont la situation a changé doivent contacter MEDSERV (infirmary@ilo.org) pour obtenir des conseils.
• Toutes les questions médicales seront traitées par MEDSERV sur une base strictement confidentielle.

Statut vaccinal

• L’Office encourage vivement tout le personnel éligible à se faire vacciner contre le COVID-19. La vaccination ne sera pas une condition pour le retour au bureau.
• Tout le personnel sera invité à déclarer son statut vaccinal de manière confidentielle à MEDSERV en utilisant le portail de déclaration médicale en ligne. Cette déclaration n’est pas obligatoire mais le personnel est encouragé à la faire. Les données agrégées permettront de peaufiner les mesures de sécurité à mesure que nous avançons. Une communication séparée sera publiée avec de plus amples informations.

Mesures de sécurité et de santé au siège

• La première des priorités continuera d’être accordée à la sécurité, à la santé et au bien-être du personnel. Comme cela a été le cas tout au long de la pandémie, des mesures complètes de sécurité et de santé continueront de s’appliquer au bâtiment du siège et le personnel doit suivre attentivement la signalisation dans les bureaux et salles de réunion.
• N’oubliez pas que vous devez continuer à observer les mesures de distanciation physique et d’hygiène, à porter un masque dans toutes les zones communes et à rester chez vous si vous ne vous sentez pas bien. Ces mesures continueront à s’appliquer même si vous avez été vacciné contre le COVID-19.
• D’autres détails actualisés concernant les mesures de sécurité dans le bâtiment, y compris les dispositions spéciales pour les salles de réunion, la cafétéria et le stationnement, seront disponibles sur l’intranet.

Le Bureau continuera à suivre de près la situation, en consultation avec l’OMS et les autres agences des Nations Unies basées à Genève.

Nous vous remercions pour votre engagement continu et vous tiendrons pleinement informés des progrès réalisés alors que nous entrons dans cette nouvelle phase de retour au bureau.

Greg Vines
DDG/MR